Ventanilla Única de Correspondencia

¿QUE ES?

Ventanilla Única de Correspondencia

Es una Plataforma en la nube, diseñada para administrar y controlar la correspondencia recibida y enviada tanto interna como externa de entidades públicas o privadas de Colombia. Esta plataforma permite la recepción, radicación, digitalización, distribución y almacenamiento de documentos de forma ágil, y facilita la consulta y trazabilidad de la información.

La Ventanilla Única de Correspondencia, es una plataforma en línea especializada en seguimiento y control a los tiempos de respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes "PQRS". Esta plataforma envía de forma diaria alertas y recordatorios por medio de correos electrónicos y mensajes de texto SMS, informando sobre la correspondencia pendiente o vencida, que debe ser contestada en los términos establecidos por Ley Colombiana.

Correspondencia Recibida

Permite radicar y distribuir todos los documentos que llegan de forma Externa o Interna a la Entidad, y llevar un control sobre la trazabilidad de la información y los tiempos de respuesta a cada Documento.

Correspondencia Enviada

Permite radicar y distribuir todos los documentos que se envían de forma Externa o Interna a la Entidad, y llevar un control sobre la trazabilidad de la información y los tiempos de respuesta a cada Documento.

Seguimiento a PQRS

Permite llevar un control sobre los tiempos de respuesta a las PQRS pendientes o vencidas de la Entidad, por medio de alertas y envió de mensajes de forma diaria a los funcionarios responsables.

Beneficios y Características

Beneficios
Características

Beneficios

Radique y distribuya la Correspondencia Interna y Externa, de forma fácil mediante opciones desplegables y/o chequeables.
Reciba notificaciones o recordatorios de vencimiento de términos de respuesta para peticiones, quejas, denuncias y solicitudes "PQRS", por medio de correo electrónico y mensajes de texto SMS.
Controle por medio de semáforos y alertas los tiempos de respuesta a las solicitudes pendientes y vencidas.
Controle el estado de la información enviada y recibida tanto Interna como Externa y genere estadísticas que permitan evaluar el desempeño de los funcionarios responsables de dar respuesta a la solicitudes.
Conozca en todo momento la trazabilidad de la Información.
Reenvíe o Turne la documentación a las diferencies dependencias.
Reduzca el uso de papel y la optimice recursos mediante la digitalización de documentos.

Características

Software como Servicio (SaaS - Software as a Service, por sus siglas en inglés)
Sistema 100% en la nube
Interfaz altamente amigable e intuitiva para el usuario.
No requiere de instalación de ningún tipo de software adicional.
Acceso con asignación de usuarios independientes y visualización desde cualquier dispositivo.
Respaldo de la información en tiempo real.
Portabilidad y acceso a la Información desde cualquier equipo conectado a Internet.
Soporte técnico y acompañamiento continuo las 24 horas 7 días a la semana.

¿Qué ventajas ofrece?

La Plataforma constituye la mejor herramienta para gestión y control a la Correspondencia Recibida y Enviada, tanto Interna como Externa de la Entidad, optimizando y reduciendo significativamente los tiempos requeridos para el diligenciamiento, almacenamiento y distribución de los documentos.

Gracias a su interfaz amigable e intuitiva, facilita el registro de información mediante opciones desplegables y/o chequeables, optimizando significativamente el tiempo empleado en el registro y distribución de la información.

NORMATIVIDAD

Para tener en cuenta

"Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

Ley 594 de 2000, Articulo 21:

DNP - Departamento Nacional de Planeación

“Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Acuerdo 060 de 2001, Articulo 3

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.”

Acuerdo 060 de 2001, Articulo 3

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